Gromadzenie i przetwarzanie informacji – system zarządzania czasem część 2

Gromadzenie i przetwarzanie

Nadszedł czas na wdrożenie w życie podstaw codziennego zarządzania czasem. Dzięki pierwszym dwóm nawykom ZTD zapiszesz wszystkie istotne informacje oczyszczając swój umysł i uporządkujesz je.

Gromadzenie i przetwarzanie informacji

Czas zoperacjonalizować nasz system racjonalnego działania. W jaki sposób wdrażać nawyki opisałem w poprzednim artykule cyklu. Pierwsze dwa nawyki systemu zarządzania czasem ZTD są najbardziej praktyczne. Po ich wdrożeniu odciążysz swój umysł i przefiltrujesz zadania w taki sposób, by zajmować się tylko najważniejszymi z nich. Wymagają jednak Twojego zaangażowania i przemyślenia. Jeżeli do tej pory działałeś z dnia na dzień, możesz być przytłoczony natłokiem informacji zawartym w tym artykule. Część z nich może wydawać Ci się przesadzona lub niepotrzebna. Spróbuj! Tylko spróbuj przemyśleć te dwa nawyki, a potem je wdróż. Zobaczysz w jakim stopniu wpłyną na Twoje życie. Do dzieła!

Nawyk 1 – Gromadzenie

Nawyk pierwszy jest najważniejszym elementem systemu działania. Związany jest z mnogością napływających do nas zewsząd informacji, z którymi musimy sobie radzić. Każdego dnia w naszych głowach rodzi się wiele pomysłów. Atakowani jesteśmy korespondencją mailową, pocztą tradycyjną, wiadomościami z czytników RSS i mediów społecznościowych. Poprzez kontakty z ludźmi wymieniamy wiele istotnych pomysłów i informacji. Musimy pamiętać o zapłaceniu rachunków, zrobieniu zakupów i innych codziennych obowiązkach. Jak utrzymać te wszystkie informacje w ryzach i nie przeoczyć żadnej istotnej sprawy?

To oczywiste – zapisz to! Pierwszy nawyk ZTD polega na natychmiastowym spisywaniu docierających do nas informacji i gromadzeniu ich w określonym przez nas miejscu. Ludzka pamięć bywa zawodna i niezwykle łatwo ją obciążyć. Jeżeli będziesz na bieżąco spisywał docierające do Ciebie informacje, od razu jak się tylko pojawią, odciążysz swój umysł. Dla mnie jest to największa zaleta systemu ZTD – sprawia że czuję się lekki i wiem że nic co ważne nie umknie mojej uwadze. Przejdźmy teraz do szczegółów efektywnego gromadzenia informacji.

Zidentyfikuj źródła informacji

Zastanów się, skąd pochodzą Twoje codzienne obowiązki i pomysły. Co wpływa na Twoje zadania? Odpowiadając sobie na to pytanie będziesz mógł zaplanować miejsca gromadzenia tych informacji. Są one różne w zależności od Twojego codziennego rytmu pracy. Ja na potrzeby gromadzenia informacji wyodrębniłem cztery źródła:

  1. Internet – w tym informacje pochodzące ze stron WWW, czytników RSS, mediów społecznościowych i forów, maili prywatnych i służbowych.
  2. Rozmowy z innymi ludźmi oraz własne przemyślenia – zarówno codzienne obowiązki które musisz zazwyczaj wykonać tego samego dnia lub w najbliższych dniach jak i pomysły długoterminowe, wymagające dokładniejszego planowania.
  3. Telefony i smsy – kontakt ze znajomymi, rodziną oraz osobami z zewnątrz. Kontakty te owocują często nowymi zadaniami lub pomysłami.
  4. Otrzymane dokumenty – np. listy przychodzące pocztą tradycyjną, zebrane paragony, dokumenty służbowe, dokumenty związane z uczelnią itp.

Według mnie są to najważniejsze źródła informacji. Jeśli uważasz że coś mogłem pominąć, to daj mi koniecznie znać w komentarzu.

Wiedząc skąd mogą przyjść do Ciebie informacje oraz w jakiej formie, należy znaleźć dla nich miejsca docelowe. Czas zacząć gromadzić informacje w sposób uporządkowany!

Skrzynki spraw przychodzących

Miejsca w których będziesz umieszczał wszystkie docierające do Ciebie informacje nazywać będziemy skrzynkami spraw przychodzących. Idealnie byłoby, gdybyś tych skrzynek miał jak najmniej. Niestety – docierające do nas informacje mają różne formy – rozmów z innymi, pomysłów pojawiających się znienacka w głowie, niespodziewanego telefonu, odkrytej ciekawej strony www itp.. Posiadanie jednej skrzynki spraw przychodzących może utrudnić zapisanie wszystkich informacji.
Ważne jest, żeby zapisywać każdą informację, niezwłocznie jak tylko się ona pojawi. Nie możesz dać się zaskoczyć napływającym do Ciebie zadaniom i pomysłom. Niestety ludzka pamięć bywa zawodna. Musisz znaleźć sposób na wsparcie swojego umysłu. Musisz znaleźć najwygodniejszą dla siebie ą formę notowania informacji.

I tu pojawia się problem, bo każdy jest inny. Jednym łatwiej będzie zapisywać wszystko w papierowym notesie, a inni będą starali się stworzyć idealny system powiązanych ze sobą aplikacji na różnych urządzeniach. Jeżeli jednak jesteś początkujący w dziedzinie organizowania własnego działania, polecam jak najprostsze rozwiązania. Świetnym pomysłem jest posiadanie jednego notesu lub podkładki do notowania ze stosem kartek, w którym to będziesz niezwłocznie zapisywał wszystkie pojawiające się pomysły i zadania. Zwłaszcza na początku wdrażania systemu ZTD polecam Ci trzymać się najprostszych rozwiązań. Najważniejsze jest, aby wybrany przez Ciebie sposób był wygodny – zawsze bądź gotowy wyciągnąć notes i zanotować to co ważne.

Poprzez wdrożenie nawyku gromadzenia zidentyfikujesz źródła docierających do Ciebie informacji i umieścisz je w skrzynkach spraw przychodzących. Teraz te skrzynki będą pękały z zazdrości w szwach. Trzeba zdecydować co z nimi dalej zrobić. Czas je przetworzyć.

Nawyk 2 – Przetwarzanie

Zebraliśmy informacje które uznaliśmy za ważne, aby nie zaniknęły w nawale obowiązków. Czas teraz ocenić czy mieliśmy rację uznając je za ważne 🙂 Przetwarzanie polega na regularnym przeglądaniu naszych skrzynek spraw przychodzących (notatnika, poczty, dokumentów itp.) w celu zdecydowania o ich dalszym losie. Co można zrobić ze zgromadzonymi zadaniami i pomysłami?

  1. Wyrzuć – jeśli coś nie jest Ci potrzebne wyeliminuj to ze swojego życia. Usuń niepotrzebne zakładki, wyrzuć zbędne maile. Nie pozwól aby sprawy nieistotne spadały na Twoje barki. Jeśli uznasz coś za nieprzydatne – out!
  2. Przekaż – jeżeli możesz delegować jakieś zadanie albo w Twojej skrzynce spraw przychodzących znalazły się informacje przeznaczone dla innej, nie zwlekaj z przekazaniem ich. Nie powinny one zajmować Twojego czasu.
  3. Zrób – możesz wykonać zadanie w ciągu najbliższych dwóch minut? Zrób to. Jest zbyt „małe” żeby z tym zwlekać. Jeśli możesz załatw tą sprawę od razu. Odciąż się od obowiązku jej wykonywania w przyszłości. I po problemie.
  4. Wyślij w przyszłość – wykonanie zadania zajmie Ci więcej niż 2 minuty? Odłóż je w czasie. Być może będzie trzeba je zaplanować lub znaleźć na nie dogodny moment. Wpisz je na listę zadań do zrobienia.
  5. Umieść w archiwum – dana informacja może być dla Ciebie nieprzydatna obecnie, ale może przydać Ci się w dalszej przyszłości. Umieść ją w utworzonym przez siebie archiwum.

Bardzo istotne jest, aby swoje skrzynki przychodzące przetwarzać przynajmniej raz dziennie, a nawet częściej. Nie możesz dopuścić do sytuacji by zebrane dane się nawarstwiały. Jak będziesz miał za dużo informacji i zadań to się zakopiesz. Musisz regularnie przeglądać swoje skrzynki i przetwarzać je od dołu do góry. Pod koniec artykułu pokazuję ja to robię.

Wspomniałem wcześniej o listach zadań oraz o archiwum. Już wyjaśniam.

Listy zadań

Zadania które trzeba wykonać, ale nie można wykonać ich od razu, należy wpisać na listę zadań. Są to przefiltrowane spisy spraw które chciałbyś lub musisz załatwić w przyszłości. Na listach zadań lądują najważniejsze informacje z Twoich skrzynek przychodzących.

Listy zadań, tak samo jak skrzynki spraw przychodzących mogą przyjmować różne formy – notesów, aplikacji w telefonie, zwykłych kartek papieru. Musisz znaleźć najlepsze dla siebie rozwiązanie. Na początku wdrażania metodologii ZTD rekomenduję jednak najprostszy notes albo podkładkę z kartkami A4 do notowania – ja tak zaczynałem. Umożliwi Ci to szybkie i sprawne zapisywanie informacji, czego nie zawsze można powiedzieć o aplikacjach w telefonie czy w komputerze.

Możesz tworzyć różne listy w zależności od miejsca wykonywania zadań np. „w domu”, „w pracy”, „w drodze do domu” itp. Ułatwi Ci to późniejsze planowanie i nie będziesz musiał wyszukiwać np. obowiązków służbowych wśród prywatnych zadań. Jeżeli tak będzie Ci wygodniej to droga wolna. Znowu jednak rekomenduję jak najprostsze rozwiązania. Grunt żeby zapisywanie zadań na tych listach odbywało się szybko i sprawnie. A to są cechy, które posiada kamień, nożyce, papier.

Archiwa

Jeżeli zdecydowałeś, że dana informacja nie będzie wymagała Twojego zaangażowania w najbliższym czasie ale przyda się w przyszłości, to umieść ją w archiwum. Archiwa to skupiska danych, które mogą zostać przez Ciebie wykorzystane w późniejszym czasie. Archiwum ma taką formę, w jakiej najłatwiej jest przechować w nim informacje.

Z własnego doświadczenia wiem, że archiwa lubią się mnożyć i bałaganić. Stworzenie sprawnego systemu przechowywania informacji wymaga czasu, lub… ponownie należy skorzystać z prostego rozwiązania. Archiwum w formie notatnika w którym będą zapisywane różne pomysły i informacje na przyszłość lub w formie teczki na papierowe dokumenty może okazać się najlepszym rozwiązaniem. Bez zbędnych udziwnień o których piszę poniżej 🙂 Jak ja gromadzę i przetwarzam informacje?

Gromadzenie – jak ja to robię

Gromadzenie najlepiej wyjaśnić na przykładzie. Ja poświęciłem naprawdę dużo czasu, żeby zdać sobie sprawę skąd docierają do mnie informacje i w jakiej formie. Pewnie za dużo – ale to już problem perfekcjonisty 🙂 Tobie nie polecam popełniać tego samego błędu – im prościej tym lepiej!

Stworzony przeze mnie system gromadzenia informacji składa się z sześciu skrzynek przychodzących:

  1. folderu “Box” z zakładkami w przeglądarce Google Chrome , do którego wrzucam wszystkie ciekawe linki znalezione w sieci, czytniku RSS, mediach społecznościowych i mailach.
  2. aplikacji Mailbox do obsługi poczty elektronicznej – dodaję do niej wszystkie prywatne konta email. Wszystko w jednej aplikacji na telefonie komórkowym z systemem Android. Aplikacja posiada intuicyjny mechanizm gestów służący do efektywnego zarządzania otrzymanymi mailami. Maile prywatne przeglądam właściwie wyłącznie na telefonie, z funkcjonalności przeglądarkowego Gmaila korzystam tylko w nagłych przypadkach.
  3. programu MS Outlook do obsługi poczty na komputerze służbowym – korespondencja wewnętrzna w firmie oraz z klientami.
  4. kalendarza A5 / podkładki z kartkami – mój kalendarz ma układ tygodniowy. Jeżeli przypomni mi się, że muszę wykonać jakieś „mniejsze” zadanie np. zrobić zakupy (chociaż nie zawsze jest to małe dla mojego portfela 🙂 ), to niezwłocznie zapisuję to w kalendarzu. Te nagłe pomysły notuję w na dole danego dnia lub bez obramowania (w przeciwieństwie do zaplanowanych zadań które trzymam w ramkach, o tym napiszę nieco później). Z podkładki z czystymi kartkami A4 korzystam, gdy ilość zadań tak mnie przytłocza, że muszę je wszystkie zapisać w jednym miejscu. Wypisuję wszystko co mam w głowie na jedną kartkę i później ewentualnie przenoszę to w inne miejsca. Oczyszcza o moją głowę ze zbędnych informacji.
  5. aplikacji Trello – do zapisywania wyników rozmów i własnych przemyśleń. W specjalnej ramce Trello zapisuję zadania i pomysły, o których wiem że są czasochłonne i będą wymagały zaplanowania (w odróżnieniu od codziennych zapisków kalendarza i podkładki z kartkami).
  6. teczki na dokumenty papierowe, biurko w domu i portfel – do teczki na biurku w domu wrzucam wszystkie listy, paragony, ulotki i inne duperele którym będę chciał się przyjrzeć w przyszłości. Jedna teczka, jedno miejsce na wszystkie dokumenty. Specjalną skrzynką przychodzącą jest portfel, do którego wrzucam paragony po dokonanym zakupie i później przenoszę je do biurkowej teczki.

Powyższą metodologię zbierania danych oczywiście rozrysowałem. Być może taka forma jej prezentacji jest dla Ciebie bardziej atrakcyjna i pozwoli Ci ją lepiej zrozumieć.

Szkic - źródła informacji

Szkic źródeł informacji

Diagram - źródła informacji

Diagram źródeł informacji

Powyższy rysunek został opisany we wcześniejszych paragrafach, poza elementami w chmurce po prawej stronie. Kalendarz, Podkładka, Trello, Outlook tasks i Projekty Chrome omówię przy opisie nawyku planowania. Skoro już wiesz jak ja zarządzam swoimi informacjami przychodzącymi, możesz spróbować tworzyć i udoskonalać swój własny system. Możesz też skorzystać z notatnika i wszystko tam notować. Po prostu. Wszystko zależy od Ciebie!

Przetwarzanie – jak ja to robię

Mam sześć skrzynek spraw przychodzących, w których gromadzę informacje. Od ilości informacji pojawiających się w moich skrzynkach zależy jak często je przetwarzam. I tak:

  1. Folder „Box” z zakładkami w Google Chrome – przeglądam zazwyczaj raz dziennie. Przeglądając media społecznościowe i czytnik RSS, pod wpływem chwili zapisuję tam wiele linków, które okazują się później nieprzydatne. Usuwam je. Część informacji wykonuję od razu – np. przeczytanie krótkiego artykułu. Jeżeli uznam że coś będę musiał wykonać w najbliższym czasie – wpisuję to do kalendarza. Jeśli zadanie wymaga głębszego zaplanowania to wpisuję je do Trello, np. jako cel strategiczny lub taktyczny.
  2. Mailbox – przeglądam zazwyczaj trzy razy dziennie: w drodze do pracy, po pracy oraz wieczorem. Dzięki gestom aplikacji mogę w szybki sposób usunąć lub zarchiwizować wszystkie maile. Dzięki temu zawsze mam pustą skrzynkę przychodzącą, wg. metodologii inbox zero. Jeżeli coś wymaga mojego późniejszego działania – zapisuję to w kalendarzu danego dnia lub w Trello.
  3. MS Outlook – w pracy istotne sprawy mogą pojawiać się na bieżąco. Mam uruchomione powiadomienia o nowych wiadomościach. Jeżeli to możliwe, jak tylko trafi do mnie email to od razu znajduję dla niego miejsce. Usuwam jeśli jest to spam wewnętrzny lub archiwizuję w odpowiednim folderze pod danym klientem. Jeśli mail wymaga mojej uwagi to przerzucam go do listy zadań w Outlooku oznaczając go flagą. Jeden klik i jest już wrzucony w przyszłość – zajmę się nim jak znajdzie się na to odpowiednia pora.
  4. Kalendarz / podkładka z kartkami – kalendarz poza planowaniem, służy mi także jako notatnik do codziennych obowiązków. Zapiski w kalendarzu staram się przeglądać jak najczęściej. Wpisuję tam informacje, które wymagają mojego działania danego dnia, np. zrobienie zakupów. A kiedy jest na to najlepszy czas? Oczywiście po drodze z pracy 🙂
  5. Trello – zapiski w trello przeglądam nie rzadziej niż raz w tygodniu. Wpisywane tam zadania są większej wagi i wymagają zaplanowania – przerzucam je wtedy do odpowiedniego boksu celów (o czym szerzej pisałem w artykule nt. wyznaczania celów). Tam swobodnie czekają na swoją kolej, wyznaczaną w nawyku planowania.
  6. Teczka – zbiór wszelkich drobnostek które zgromadziły się w teczce na biurku przeglądam po powrocie z pracy. Bardzo często od razu archiwizuję część danych albo je wyrzucam. Drobnostki do zrobienia zapisuję w kalendarzu, a większe sprawy umieszczam jako zadania w Trello.

Stosując metodologię ZTD zauważyłem, że zbieram WSZYSTKIE informacje jakie do mnie napływają. Nie zawsze są one potrzebne od razu. Dlatego szerszego omówienia wymagają archiwa.

Szkic - archiwa

Szkic archiwów

Diagram - archiwa

Diagram archiwów

Korzystam z następujących archiwów:

  1. Teczki papierowe – specjalnym rodzajem archiwów są teczki papierowe, które trzymam w kartonie w domu. Lądują w nich wszelkie dokumenty papierowe, które warto zachować. Sięgam do nich gdy zajdzie taka potrzeba. Mam następujące papierowe teczki: lekarz, umowy, PITy, studia, inwestycje, szkolenia.
  2. Zakładki Google Chrome – najbardziej oczywista forma archiwizowania informacji internetowych. Istotne jest, aby w zakładkach był porządek – tylko wtedy mamy możliwość dotarcia w późniejszym czasie do potrzebnych informacji. Niejednokrotnie usunięcie niepotrzebnych zakładek ratuje sprawę 🙂 Zakładki w Chrome przechowuje wg. Czynności które można z nimi zrobić: Racjonalnie.pl, praca, sieci społecznościowe, nauka, hobby, technologie, czytanie, oglądanie, słuchanie, zakupy, transport, inwestowanie, synchronizacja, ciekawostki. Staram się używać skrótowych nazw, najczęściej w języku angielskim, żeby wszystkie foldery zmieściły mi się na pasku zakładek. Podział ściśle dostosowany do moich potrzeb 🙂 Tak wygląda zrzut mojego paska z zakładkami:

    Screen - Zakładki Chrome

    Moje archiwum przeglądarkowe

  3. Archiwum Outlook – w folderach Outlooka archiwizuję maile, które mogą mi się przydać w przyszłości. W pracy stosuję kategoryzację pod klientów, których dotyczą emaile.
  4. Archiwum Gmail – korzystam z opcji archiwizacji w Gmailu, tak aby moja skrzynka odbiorcza zawsze byłą pusta lub zawierała tylko potrzebne na bieżąco informacje. Archiwizowanej poczty nie segreguję w folderach, gdyż Google ma wyśmienitą wyszukiwarkę 🙂 Na moje potrzeby wystarczy przycisk „Archiwizuj”,
  5. Aplikacje internetowe – specjalnym rodzajem archiwum są różnego rodzaju aplikacje Internetowe. Przechowuję w nich przechowuję ciekawe informacje w zależności od tego czy chcę je przeczytać, obejrzeć czy przesłuchać. Ich umieszczenie w tych archiwach jest zwykle związane z chęcią dostępu do tych informacji w dowolnym miejscu, np. znaleziony w Internecie artykuł chciałbym przeczytać w drodze do domu na telefonie. Korzystam z aplikacji Evernote (przechowywanie informacji osobistych, np. wyniki badań lekarskich), Pocket (filmiki do obejrzenia lub muzyka do odsłuchania), Instapaper (artykuły do późniejszego przeczytania) oraz wymiennie One Drive i Google Drive (do synchronizacji plików pomiędzy różnymi urządzeniami, często między pracą a domem). O tych aplikacjach będę na pewno jeszcze często wspominał na blogu 🙂

Zadanie

Uff to już koniec! Po lekturze tego artykuł wyznaczam Ci zadanie domowe 🙂 Zacznij gromadzić informacje! Zorganizuj sobie notatnik który będziesz nosił wszędzie ze sobą. W zdrowiu i chorobie miej go zawsze przy sobie. Trzymaj go razem z długopisem w łatwo dostępnym miejscu, będąc gotowym do natychmiastowego zapisania informacji.

Teraz spisz wszystko co przychodzi Ci do głowy. Oczyść swoje myśli. Gromadź, gromadź, gromadź… Tak długo aż poczujesz, że masz spisane wszystko co istotne… i poczuj ulgę! Skup się na tym pierwszym nawyku. Zmotywuj się, zobowiąż do jego przestrzegania, nagradzaj się. Jak tylko pojawią się nowe informacje – myk po notatnik. Zapełniaj skrzynki przychodzące. Nie daj uciec istotnym informacjom. Jeżeli notatnik Ci nie wystarczy – pomyśl o wykorzystaniu innych metod zapisywania informacji. Niech Twój system służy Ci przy efektywnym zbieraniu ważnych zadań i informacji!

Jeśli poczujesz się pewnie z nawykiem gromadzenia, zacznij szlifować przetwarzanie zebranych informacji. Bądź Panem (lub Panią – staram się pisać bezosobowo, ale nie wszędzie jest to możliwe 🙂 ) docierających do Ciebie zewsząd zadań. Wyrzucaj, przekazuj, wykonuj, przenoś na listy zadań, archiwizuj. Wiedz, co Cię czeka. Stwórz sobie tą bazę danych pod zaplanowane działanie. Racjonalne działanie, o którym napiszę w artykule za tydzień. Tymczasem czekam na Twoją relację z wdrażania nawyków. Powodzenia!

PS

Jeżeli chcesz być informowany o nowych wpisach na blogu oraz o moich dalszych planach i kolejnych wpisach zapisz się na Racjonalny Newsletter. Polecam także polubienie mojego FanPage’a na Facebooku oraz korzystanie z kanału RSS. Są to najlepsze sposoby dowiadywania się o nowych wpisach na blogu. Jeśli wpis Ci się spodobał, to bardzo Cię proszę – podziel się nim ze swoimi znajomymi oraz rodziną. Może dzięki temu cyklowi artykułów oni także zaczną działać efektywniej i w sposób zorganizowany. Przyciski do udostępnienia znajdują się na dole oraz po lewej stronie artykułu.  Pozdrawiam i jeszcze raz życzę miłej lektury 🙂

Więcej w Rozwój osobisty
Nawyki ZTD
Nawyki ZTD – system zarządzania czasem część 1

Po lekturze poprzednich artykułów wyznaczyłeś swoje cele. Dzisiaj wprowadzę Cię do kompleksowego systemu zarządzania czasem, który pozwoli Ci je wprowadzić...

Zamknij