Planuj i działaj racjonalnie! System zarządzania czasem część 3

Działaj racjonalnie

Planowanie i działanie w zarządzaniu czasem według Zen To Done dopina cztery najważniejsze nawyki systemu. Po zebraniu i uporządkowaniu informacji nadchodzi czas na istotę tego kursu. Czas zacząć działać! Nawyk planowania odpowie Ci na pytanie co i kiedy musisz zrobić. Nawyk działania zmotywuje Cię do realizacji Twoich celów.

Do tej pory w kursie Działaj Racjonalnie tworzyliśmy grunt pod efektywne działanie. Poznawaliśmy obszary życiowe, wyznaczaliśmy cele, dowiadywaliśmy się jak wdrażać nowe nawyki oraz zbieraliśmy i porządkowaliśmy informacje. Na tym etapie powinniśmy posiadać stworzone listy celów życiowych, strategicznych i taktycznych w zidentyfikowanych przez nas obszarach życia. Jeśli tego nie zrobiłeś, przeczytaj drugi oraz trzeci artykuł z cyklu Działaj Racjonalnie. Za pomocą pierwszych dwóch nawyków ZTD zebraliśmy i uporządkowaliśmy codzienne sprawy i pomysły. Czas wykorzystać to co do tej pory zrobiliśmy. Czas zacząć działać! Pozostał nam ostatni krok organizacji. Kiedy i co mam wykonać w nadchodzącym tygodniu?

Nawyk 3 – Planowanie

Rozpoczyna się nowy dzień. Po przetworzeniu swoich skrzynek spraw przychodzących masz stworzone listy rzeczy, które chcesz zrobić w przyszłości. System ZTD zakłada planowanie każdego tygodnia i dnia z wyprzedzeniem. Pozwala to nadawać właściwy kierunek dniom i tygodniom. Pozwala na zajmowanie się najważniejszymi sprawami w życiu, nie błądząc wśród błahych spraw codziennych. Czas wyznaczyć cele operacyjne – kamienie milowe tygodnia i najważniejsze zadania.

Kamienie milowe

Na początku nadchodzącego tygodnia, najlepiej w weekend, przyjrzyj się spisanym przez siebie listom zadań do wykonania. Które z zadań chciałbyś wykonać w ciągu nadchodzących 7 dni? Które z nich najbardziej zbliżą Cię do wyznaczonych przez Ciebie celów? To są kamienie milowe.

Na początku przygody z ZTD wybierz od 4 do 7 kamieni milowych na dany tydzień. Z czasem będziesz zwiększał ich liczbę. Niech będą one związane z celami taktycznymi. Po wybraniu kamieni milowych, wpisz je do kalendarza na nadchodzący tydzień. Do każdego dnia przypisz kamień milowy. Po tym krótkim „ćwiczeniu” będziesz wiedział co robić w nadchodzącym tygodniu.

Najważniejsze zadania

Co zrobić dzisiaj? Każdego dnia, wieczorem lub rano wyznacz najważniejsze zadania na dany dzień. Twoje codzienne plany mogą się zmienić od czasu zaplanowania tygodnia i wyznaczenia kamieni milowych. Nie szkodzi. Wyznacz teraz najważniejsze zadania dnia. Powinny to być przede wszystkim kamienie milowe danego tygodnia. Jeżeli dobrze planowałeś tydzień, to być może nie musisz już nic zmieniać ani dopisywać 🙂

Powinieneś mieć spisane od 1 do 3 najważniejszych zadań na dany dzień. Nie więcej. Pamiętaj, żeby zaplanowane przez Ciebie zadania były realne do wykonania. Zwłaszcza pod względem czasowym. Dopiero po wyznaczeniu najważniejszych zadań, do dziennej listy możesz dodać mniejsze, bieżące sprawy do swojego kalendarza. W ten sposób zaplanujesz, co musisz zrobić dzisiaj. Proste prawda? Czas na działanie!

Nawyk 4 – Działanie

Doszliśmy do istoty tego kursu. Racjonalne działanie. Jest ważniejsze od wszelkich planów, list zadań czy kamieni milowych. Jeżeli nie będziesz działał, cały wypracowany system zarządzania czasem można wyrzucić do kosza. Jakie są metody skutecznego działania?

Istotą jest realizacja wyznaczonych zadań jeden po drugim, bez rozpraszania się. Musisz wykonać to co sobie zaplanowałeś po kolei, bez przerw i wymówek. Musisz zacząć i nie przestawać. Nie możesz pozwolić sobie przerwać. Łatwo powiedzieć, ciężej zrobić 🙂

Prokrastynacja, czyli tzw. zwlekanie z zabraniem się do czekającego zadania jest najczęstszym powodem spadku efektywności. Problemem może być brak motywacji. Nieracjonalnie! Czas się zmotywować.

Poniżej wskazówki dotyczące efektywnego działania:

  1. Po prostu zacznij. Jeżeli powiesz sobie, że nad zadaniem popracujesz tylko 5 minut to dalej pójdzie samo. Zadanie często jest na tyle łatwe lub ciekawe, że wystarczy pierwszy krok żeby szybko się z nim uporać. Zrób ten pierwszy krok!
  2. Ekscytuj się. Jeżeli coś sprawia Ci przyjemność lub jest wyzwaniem które chcesz podjąć, nie będziesz miał problemu żeby się za to zabrać. Szukaj pozytywów! Może dzięki realizacji tego zadania zarobisz więcej, uzyskasz uznanie, zaoszczędzisz trochę czasu w przyszłości lub… nauczysz się cierpliwości i wytrwałości 🙂 Szukaj tych pozytywnych cech i ekscytuj się, a zadanie wykonasz w mgnieniu oka.
  3. Zobowiąż się. A jeżeli motywacja Ci nie idzie… Wywrzyj na sobie presję! Zobowiąż się przed najbliższymi, przed szefem. Informuj ich o swoich postępach. Wiedz że musisz dotrzymać zobowiązań, żeby ich nie zawieść.
  4. Wybierz jedno zadanie nad którym będziesz pracował. Najlepiej jedno z najważniejszych zadań dnia. Pracuj tylko nad nim, nie rób nic innego dopóki nie skończysz tego zadania.
  5. Skup się. Musisz wypracować sobie takie stanowisko i czas pracy, żebyś mógł działać bez przerw. Uprzątnij biurko, zaparz herbatę, przygotuj notatki, wyłącz przeglądarkę internetową, zablokuj Facebooka, wycisz telefon, ustaw stoper, załóż słuchawki i włącz muzykę. To tylko kilka pomysłów. Musisz wypracować sobie środowisko pracy do nieprzerwanego działania. Sam wiesz jak pracuje Ci się najlepiej.
  6. Nie daj się skusić rozpraszaczom. Nie włączaj Facebooka, nie sprawdzaj poczty. Zrobisz to jak ukończysz zaplanowane zadanie. Wytrzymaj!
  7. Sprawnie obsługuj przerwania. Nie zawsze masz wpływ na przerwy w Twoim działaniu. Ważny telefon od klienta w pracy czy dzwonek do drzwi nie mogą czekać. Jeśli przerwanie powoduje pojawienie się nowych zadań – zapisz je. Zajmiesz się nim jak ukończysz swoje obecne zadanie. Nie daj bieżącym sprawom kierować Twoim życiem i ważniejszym sprawom! Jeśli przerwanie musi być obsłużone natychmiast, niezwłocznie zapisz potrzebne informacje. Jak najszybciej wróć do przerwanego zadania po uporaniu się z kłopotliwym przerwaniem.
  8. Stosuj krótkie przerwy. Nie można pracować nad jednym zadaniem w nieskończoność. Wyznacz czas na krótkie przerwy. Wyjrzyj przez okno, przeciągnij się, przygotuj napój, po czym wróć do zadania.
  9. Nagródź się. Gdy wykonasz zadanie możesz w końcu przejrzeć maile lub tego nieszczęsnego Facebooka. Przeczytaj jakiś ciekawy artykuł na swoim ulubionym blogu. Tylko nie nagradzaj się dłużej niż pracowałeś 🙂 Przeczytaj sobie jeden artykuł, zrób sobie herbatę, porozmawiaj z kimś chwilę. Po czym… Czas z zapałem zabrać się za kolejne zadanie!

Paleta porad odnośnie efektywnego działania nie wyczerpuje się na powyższej liście. Jeżeli masz jakieś fajne pomysły to podrzuć mi je w komentarzu – uzupełnię ją.

Planowanie – jak ja to robię

Tydzień planuję zawsze w niedzielę wieczorem. Siadam przy biurku i otwieram stronę kalendarza z nadchodzącym tygodniem. Najpierw przeglądam w Trello listę celów strategicznych, później taktycznych i dokonuję ewentualnych korekt. Przeglądam listy zadań pod kątem tych celów. Przeglądam zarówno podkładkę A4 do której czasami dopisuję jeszcze nowe rzeczy (gromadzenie), listę zadań z Trello oraz foldery z projektami. Po tym krótkim przeglądzie wiem już co będę chciał zrobić w nadchodzącym tygodniu. W kalendarzu pod każdym dniem zapisuję od 1 do 3 kamieni milowych. Zazwyczaj jeden większy. Aby wiedzieć że są to kamienie milowe, zapisuję je w ramce – to będzie je odróżniało od codziennych, mniejszych zadań. W tygodniu będę starał się wykonać je za wszelką cenę. Wpisane do kalendarza kamienie milowe wykreślam z list zadań.

W niedzielę wieczorem wyznaczam drobniejsze rzeczy, które będę musiał zrobić w poniedziałek. I tak każdego dnia wieczorem, przed pójściem spać, zerkam na kalendarz. Dokonuję ewentualnych zmian, przy okazji nastawiając się przed snem na rzeczy które zrobię jutro.

I… to tyle! Jeżeli ma się już spisane cele i zgromadzone zadania, codzienne planowanie zajmuje naprawdę mało czasu. Mi zajmuje to w niedzielę wieczorem max. 10 minut, codziennie 1 minutę. Maksymalnie 20 minut tygodniowo to niewielka cena za spokój ducha i satysfakcję z bycia ogarniętym 🙂

Działanie – jak ja to robię

Zaczyna się nowy dzień. Staram się wstać 1,5 h przed pracą, aby móc popracować nad celami osobistymi. Ostatnio głównie nad blogiem. Pisząc ten artykuł jest godzina 6:15. Wstałem 30 minut wcześniej. To moja pasja, dzięki niej chce mi się wstać tak wcześnie. Przeglądam listę zadań którą spisałem dzień wcześniej, chociaż po jej stworzeniu wieczorem zazwyczaj wiem co muszę teraz zrobić. Wybieram jedno zadanie i niezwłocznie zabieram się do działania. Przy okazji zajadam banana i piję herbatę z kubka termicznego przygotowane wieczorem, starając się przy tym nie obudzić żony. Wieczorem zrobiłem też porządek na biurku, gdyż ciężko byłoby mi się skupić. Nie włączam przeglądarki, nie przeglądam maili. Po uruchomieniu komputera siadam do zadania. Poranne cisza i spokój są sprzymierzeńcami efektywnego działania. Jest to moja strefa skupienia.

W ciągu dnia zawsze mam kalendarz przy sobie. Wiem co będę musiał zrobić np. w drodze powrotnej z pracy – zakupy, odebranie paczki z poczty lub paczkomatu itp. Nic nie umknie mojej pamięci. Specjalnego omówienia wymaga natomiast działanie nad dłuższymi projektami, np. w pracy, w weekendy albo wieczorem, gdy motywacja nie jest już tak wysoka.

Wspomóż swoje działanie – pomodoro!

Jestem zwolennikiem odmierzania czasu pracy w sytuacjach wykonywania czasochłonnych zadań. Usystematyzowany sposób działania z wykorzystaniem minutnika dostarcza technika Pomodoro. Jej nazwa pochodzi od kuchennego minutnika w kształcie pomidora 🙂

Technika Pomodoro jest naprawdę prosta. Aby z niej skorzystać, musisz mieć przygotowane dwie rzeczy: listę zadań oraz minutnik. Nawyk planowania dostarczył Ci listę zadań – kamienie milowe i najważniejsze zadania. Czas skombinować minutnik.

Minutnik Pomodoro

Można korzystać z prostych minutników kuchennych, aczkolwiek ich wykorzystanie np. w miejscu pracy może budzić ogólne poruszenie 🙂 Jest dostępnych wiele aplikacji na Androida czy na iOS związanych z techniką pomodoro, np. Clear Focus lub Mechaniczny pomidor.

Ja natomiast korzystam najczęściej z windowsowej wersji programu Tomighty. Aplikacja jest darmowa, przejrzysta i prosta. Można ją łatwo skonfigurować. Bardzo polecam!

Alternatywnie można korzystać z narzędzi online, np. Tomato Timer. Przydaje się zwłaszcza w przypadku problemów z zainstalowaniem Tomighty, np. na komputerze służbowym.

Masz listę zadań oraz minutnik? Zacznij działać z techniką Pomodoro!

Pomorodo w praktyce

Działanie zgodnie z techniką pomodoro polega na:

  1. Wybraniu jednego zadania z listy,
  2. Ustawieniu minutnika na 25 minut = 1 pomodoro,
  3. Pracy w skupieniu nad wybranym zadaniem przez całe 25 minut. Jeśli ukończysz zadanie przed upływem czasu, zabierz się za kolejne zadanie z listy. Nie możesz dać się rozproszyć – pracuj przez całe 25 minut. Jeżeli dasz sobie przerwać, musisz zresetować licznik i zacząć pomodoro – 25 minut od nowa.
  4. Po upływie 25 minut zrób sobie 5 minut przerwy. Zasłużyłeś! Przejdź się po biurze, rzuć okiem na maile. Po czym… Czas na kolejne pomodoro! Cykl 25 minut działania przerywany 5 minutami przerwami powtórz cztery razy.
  5. Po czwartym pomodoro zrób sobie dłuższą, 15-30 minutową przerwę. Zjedz coś, napij się kawy. Po dłuższej regeneracji sił znów wrócisz do intensywnej pracy.

To tyle. Technika ta jest niezwykle prosta i skuteczna. Perspektywa 25 minut pracy powoduje, że łatwiej jest zebrać się do działania. Wiesz że musisz unikać rozproszeń i że w niedługim czasie będzie chwila przerwy. Upływający czas motywuje Cię do efektywniejszej pracy.

W skupieniu pomoże muzyka i…

Technikę pomodoro stosuję zwłaszcza wtedy, gdy muszę się w 100% skupić na jednym, większym zadaniu. Często towarzyszy mi wtedy także muzyka w słuchawkach. Same słuchawki skutecznie tłumią dźwięki otoczenia, a w połączeniu z muzyką dają idealne odcięcie się od rozpraszaczy. Dobór muzyki zależy od gustu muzycznego. Ja go nie mam :), ale odkryłem, że dobrze na mnie wpływa muzyka elektroniczna, np. taka. Sam wiesz najlepiej jaka muzyka zmotywuje Cię do działania. Ważne jest jednak, żeby Cię nie rozpraszała! Masz wykonywać swoje zadania, a nie śledzić (lub śpiewać!) tekst ulubionego utworu. Muzykę wykorzystuj tylko wtedy, jeżeli faktycznie pozwoli Ci na większe skupienie.

… gwar!

Pewną ciekawostką jest aplikacja webowa Coffitivity. Niektóre badania wykazują, że ciche dźwięki otoczenia, np. kawiarni lub biblioteki poprawiają twórcze myślenie oraz produktywność (!). Aplikacja Coffitivity generuje te dźwięki. Bez wychodzenia z domu możemy poczuć się, jakbyśmy siedzieli na porannej kawie w ulubionej kawiarni. Czasami korzystam z tego rozwiązania, jednak nie zauważyłem jego znaczącego wpływu na moją efektywność. Preferuję Ciszę i spokój. Być może w Twoim przypadku się sprawdzi 🙂

Zacznij działać!

Dostarczyłem Ci najważniejsze narzędzia związane z codziennym działaniem. Przyjrzyj się swoim celom taktycznym oraz listom zadań i wyznacz kamienie milowe nadchodzącego tygodnia. Wyznacz najważniejsze zadania na jutro oraz dopełnij dzień drobniejszymi sprawami. Działaj racjonalnie! Wybierz jedno najważniejsze zadanie i w pełni skup się na jego realizacji. Nie daj się rozproszyć! Stosuj krótkie przerwy i nagradzaj się za realizację wykonywanych zadań.
Pracując nad cięższymi zadaniami skorzystaj z techniki pomodoro. Wybierz zadanie, ustaw minutnik na 25 minut i zrealizuj stojące przed Tobą zadanie. Bądź w pełni skupiony i zrealizuj zamierzenia, które odkładałeś już od dłuższego czasu. Uda Ci się!

Więcej w Rozwój osobisty
Gromadzenie i przetwarzanie
Gromadzenie i przetwarzanie informacji – system zarządzania czasem część 2

Nadszedł czas na wdrożenie w życie podstaw codziennego zarządzania czasem. Dzięki pierwszym dwóm nawykom ZTD zapiszesz wszystkie istotne informacje oczyszczając...

Zamknij