Nawyki ZTD – system zarządzania czasem część 1

Po lekturze poprzednich artykułów wyznaczyłeś swoje cele. Dzisiaj wprowadzę Cię do kompleksowego systemu zarządzania czasem, który pozwoli Ci je wprowadzić w życie. Czas na uporządkowanie codziennego działania!

Spis treści „Działaj Racjonalnie”

Jest to projekt z zakresu rozwoju osobistego kładący solidny fundament pod codzienne działanie. Jest on niezbędny dla każdego, kto chce rozpocząć swoją drogę do finansowej wolności.

1. Jak żyć? Wprowadzenie do zarządzania czasem
2. Obszary życia, czyli czym żyjemy na co dzień
3. Cel… Plan! Mądre wyznaczanie celów
4. Nawyki ZTD – system zarządzania czasem część 1
5. Gromadzenie i przetwarzanie informacji – system zarządzania czasem część 2
6. Planuj i działaj racjonalnie! System zarządzania czasem część 3
7. Zen To Done – ostatnie cegiełki. System zarządzania czasem część 4
8. Działaj racjonalnie w pigułce – podsumowanie projektu i darmowy ebook

Jestem zorganizowany. Od zawsze interesowałem się tematyką optymalizacji codziennego działania. Czułem potrzebę zapanowania nad swoim życiem. Nad ogarnięciem nawału codziennych obowiązków. Wiedziałem, że pozwoli to uwolnić mój potencjał i lepiej wykorzystywać czas. Da przeświadczenie, że wszystko idzie w dobrym kierunku.

Systemy zarządzania czasem

I wtedy trafiłem na systemy zarządzania czasem lub inaczej nazywane, systemy zorganizowanego działania. Idea jest prosta. Poprzez odpowiednie zorganizowanie swojego czasu jesteś w stanie zrobić więcej, czerpać z tego większą satysfakcję, nie marnując sił na sprawy nieistotne. Brzmi racjonalnie.

Odkryłem najpopularniejszy system zarządzania czasem – Getting Things Done (GTD) i się podekscytowałem. Znana i zachwalana w literaturze biznesowej i mediach książka Davida Allena traktująca o idei produktywnego, racjonalnego działania, mogła być tym czego szukałem. Uruchomiłem przeglądarkę, wyszukałem spis treści książki i widzę… 321 stron! Co jak co, ale książka która miała lepiej wykorzystać mój czas nie powinna być taka długa. Potrzebowałem czegoś podobnego, ewentualnie streszczenia metodologii GTD. Pomocna jak zwykle okazała się blogosfera, gdzie bez problemu znalazłem kilka artykułów streszczających GTD. Przeglądając Internet natrafiłem także na inny system zarządzania czasem i… zachwyciłem się.

Nawyki ZTD

Znany bloger Leo Babauta, twórca bloga Zen Habits i autor kilku popularnych książek, swego czasu udostępnił za darmo swoją książkę Zen To Done: The Ultimate Simple Productivity System. Książkę przeczytałem w mgnieniu oka. Czaruje zwięzłością, ilością przekazywanych informacji, a na dodatek czyta się ją niezwykle przyjemnie. Leo Babauta opisał w niej autorską metodologię systemu Zen To Done, w skrócie ZTD. System zachwycił mnie swoją prostotą i możliwością dostosowania go do własnych potrzeb. Według mnie jest to najlepszy i najbardziej elastyczny system zarządzania czasem dostępny na rynku.

System składa się z dziesięciu nawyków. Które z nich, w jakim tempie i w jakiej kolejności wdrożysz w swoim życiu zależy tylko i wyłącznie od Twojej decyzji. Oto one:

1. Gromadzenie,
2. Przetwarzanie,
3. Planowanie,
4. Działanie,
5. Prosty i godny zaufania system,
6. Porządkowanie,
7. Przeglądanie,
8. Upraszczanie,
9. Ustalanie procedur,
10. Znajdowanie pasji.

Nie wgłębiając się w treść poszczególnych nawyków można intuicyjnie ocenić, że system faktycznie jest kompleksowy i przemyślany. Jego wdrożenie pozwala na zorganizowanie i usystematyzowanie codziennego działania. Czym są nawyki ZTD? Jak je wdrażać w życie?

Czym byk nawykł, tym ryczy

System składa się z 10 nawyków. Nawyk jest działaniem wykonywanym przez Ciebie automatycznie. Tak naprawdę nasze życie składa się z wielu nawyków. Zastanów się – czy Twoje poranki lub wieczory nie wyglądają podobnie? 🙂 Mając wyrobiony nawyk nie musisz się zmuszać do wykonywania czynności z nim związanych, ani szczególnie się nad nimi zastanawiać. Po prostu działasz tak, jak się do tego przyzwyczaiłeś. Jesteś tak „zaprogramowany”, że pewne czynności wykonujesz automatycznie, często nieświadomie.

Są nawyki negatywne, np. palenie papierosów, robienie bałaganu, jak i nawyki pozytywne np. regularne ćwiczenia i utrzymywanie porządku. System ZTD wymaga od Ciebie wdrożenia pozytywnych nawyków oraz ewentualnej eliminacji nawyków negatywnych.

Zagadnieniu wdrażania nawyków można by poświęcić osobny cykl artykułów. Powstała też niezliczona ilość książek na ten temat. Ja postaram się opisać podstawowe techniki z wyszczególnieniem tych, które dla mnie okazały się najbardziej użyteczne.

Techniki wdrażania nawyków

Podstawowe techniki wspierające wdrażanie nawyków to zobowiązanie, wsparcie innych oraz motywacja (w tym nagradzanie). Istotną kwestią jest także pozytywne nastawienie, które jest przyjacielem motywacji.

Jeżeli powiesz innym o zamiarze wdrożenia nowego nawyku, będziesz czuł presję żeby dotrzymać danego słowa. Możesz upublicznić swoje zobowiązanie np. w mediach społecznościowych, na forach tematycznych lub w różnego rodzaju grupach wsparcia. Pozwala to dzielić się z innymi swoim wysiłkiem co utrzyma Cię w motywacji do wdrażania zmian swoim życiu. Regularne nagradzanie się za odnoszone sukcesy wzmocni Twoją motywację i determinację wdrożenia określonego nawyku. Te dwie wymienione przez autora metodologii ZTD techniki są dość oczywiste i każdy intuicyjnie powinien wiedzieć o ich istnieniu 🙂

Moim ulubionym sposobem wdrażania nowych nawyków jest praktyka, czyli regularna praca nad nawykiem przez określony czas. Powstało wiele teorii ile czasu potrzeba na wdrożenie nowego nawyku, np. 21 dni, 28 dni, 30 dni… Z doświadczenia wiem, że w zależności od złożoności oraz trudności danego nawyku czas potrzebny na wdrożenie nawyku może się znacząco różnić od stopnia jego skomplikowania. Musisz znaleźć czas najlepiej odpowiadający Twojemu indywidualnemu sposobowi działania. Pod koniec artykułu przedstawię Ci swój, ale nie sugeruj się nim. Najważniejsze, żeby wybrane rozwiązanie było dostosowane do Twoich indywidualnych możliwości i upodobań.

Pomocą we wdrożeniu nowego nawyku jest systematyczne śledzenie postępu. Możesz założyć notes służący do śledzenia Twoich postępów i każdego dnia wypisywać swoje sukcesy lub porażki. Bardzo ciekawym projektem jest habitica. Jest to przeglądarkowa gra RPG, w której rozwijasz swoją wirtualną postać śledząc postęp we wdrażaniu pozytywnych i eliminacji negatywnych nawyków. I tak np. za wykonanie codziennych ćwiczeń fizycznych zyskujesz punkty doświadczenia, a za ich niewykonanie tracisz punkty życia. Niezwykle ciekawy pomysł, być może taki system wdrażania nawyków okaże się dla Ciebie wystarczająco atrakcyjny i wesprze Twoje wysiłki 🙂 Skorzystasz z niego? Jeśli tak to podziel się swoim doświadczeniem w komentarzu! Mnie niestety ta gra zbytnio obciążała. Chcąc zdobyć wyższy poziom postaci wymyślałem nowe nawyki, których wdrożenie w tym samym czasie było niewykonalne.

Dlatego tak istotne jest pełne skupienie na wdrażanym nawyku. Sam autor ZTD rekomenduje wdrażanie każdego nawyku ZTD osobno, a ja podpisuję się pod tym obiema rękami. Lepiej poświęcić więcej czasu na skuteczne wdrożenie jednego nawyku niż próbując bezskutecznie wdrażać kilka na raz. Jeśli czujesz się dość pewnie z wdrażaniem nawyków – spróbuj wdrożyć dwa, maksymalnie trzy równocześnie, ale nie więcej. W innym razie szkoda Twojego czasu i zaangażowania, które może szybko prysnąć pod nawałem nowych przyzwyczajeń.

Wdrażanie nawyków – jak ja to robię?

Zdaję sobie sprawę, że mógłbym wdrożyć wiele nawyków, które będą miały pozytywny wpływ na moje życie. W oparciu o powyższe techniki opracowałem sposób wdrażania nawyków dostosowany do mojej codziennej organizacji zadań oraz mojego charakteru. Mój system łączy techniki praktyki, śledzenia postępu i skupienia.

Przy okazji wyznaczania celów taktycznych (co zostało dokładniej opisane w poprzednim artykule cyklu), na początku każdego kwartału wyznaczam 1-2 nawyki do wdrożenia. W ciągu kwartału skupiam się tylko na nich. Każdy z nawyków wpisuję do Trello jako cel taktyczny. Następnie staram się przez kwartał pracować nad tymi nawykami.

To czy nawyk udało mi się skutecznie wdrożyć oceniam dopiero pod koniec każdego z kwartałów, tj. po trzech miesiącach od jego zaplanowania. To dość długi okres. Wcześniej prowadziłem dziennik 30-dniowych wyzwań, jednak system ten u mnie się nie sprawdzał – wywierał zbyt dużą presję. Nawyki wdrażane w ciągu 30 dni nie wytrzymywały próby czasu. Dlatego wydłużyłem okres wprowadzania nowych nawyków do trzech miesięcy. Widać jak istotne jest tutaj dostosowanie tempa pracy nad sobą do własnych możliwości 🙂

Jaki nawyk wdrożyć od zaraz?

Żaden z nawyków Zen To Done. Jeszcze nie teraz. Chciałbym żebyś zastanowił się, z jakich nawyków składa się Twoje życie. Czy masz jakieś negatywne nawyki, które chciałbyś wyeliminować? Może przychodzą Ci na myśl drobne codzienne czynności, które mógłbyś wprowadzić, a które miałyby pozytywny wpływ na Twoje życie? Dobrze się zastanów i spisz je na kartce. Już niedługo będziesz spisywał wiele rzeczy 🙂 Przygotuj się na pierwsze cztery nawyki ZTD, które opiszę już za tydzień. Dzięki za przeczytanie i pozdrawiam serdecznie!