Wpływy i wydatki domowe. Rachunek zysków i strat cz. 1

Kolejny wpis z cyklu Moje finanse Racjonalnie jest wprowadzeniem do gromadzenia danych finansowych. Aby sprawnie zarządzać własnymi finansami i majątkiem, musisz wiedzieć jak kształtują się Twoje wpływy i wydatki domowe. Wymaga to regularnego spisywania Twoich operacji finansowych i dokonywanych zakupów oraz zarobków.

Cel zbierania informacji finansowych

Dzisiejszy wpis jest wprowadzeniem do ogarnięcia stopnia piramidy finansowej „codzienne wydatki”, opisanego w pierwszym wpisie cyklu Moje finanse Racjonalnie. Większość ludzi zarządzanie finansami domowymi kojarzy właśnie ze spisywaniem przychodów i kosztów. Zbieranie tych informacji jest bardzo ważne, lecz stanowi ono jedynie część procesu zarządzania finansami domowymi. Jeżeli spisywanie wydatków nie pójdzie w parze z dalszymi analizami i budżetowaniem, to jest zwykłą stratą czasu.

Aby móc analizować historię własnych wydatków oraz prawidłowo planować comiesięczny budżet domowy, niezbędna jest solidna informacja, ile pieniędzy zarabiasz i ile wydajesz w ciągu miesiąca. Te informacje można zebrać tylko dzięki rzetelnemu spisywaniu wpływów i wydatków domowych.

Spis treści „Moje finanse Racjonalnie”

Moje finanse Racjonalnie to cykl artykułów z zakresu finansów domowych. Stwórz środowisko do sprawnego zarządzania finansami domowymi i bądź świadom swojej sytuacji finansowej.

1. Moje finanse Racjonalnie. Wieloletni plan finansowy
2. Program do budżetu domowego – przegląd narzędzi
3. Wartość netto. Domowy bilans finansowy
4. Wpływy i wydatki domowe. Rachunek zysków i strat cz.1
5. Kategorie wydatków i wpływów. Osobisty rachunek zysków i strat cz.2
6. Budżet domowy, czyli planowanie wydatków i wpływów
7. Budżet domowy Excel – arkusz kalkulacyjny do zarządzania finansami domowymi
8. Podsumowanie cyklu

Czego potrzebujesz?

Żeby móc gromadzić informacje o wpływach i wydatkach domowych będziesz potrzebował:

1. Zaangażowania w spisywanie wpływów i wydatków domowych – w dzisiejszym wpisie dowiesz się, w jaki sposób się zorganizować i co spisywać.
2. Programu do zarządzania finansami domowymi – przeglądu programów dokonałem w drugim wpisie cyklu. Możesz także poczekać dwa tygodnie, kiedy to udostępnię darmowy arkusz Excel do zarządzania finansami domowymi. Jest on jednym z lepszych (o ile nie najlepszym!) arkuszem na rynku, w pełni dostosowanym do opisywanego przeze mnie sposobu zarządzania finansami!
3. Listę kont bankowych i portfeli w których przechowujesz pieniądze – ich inwentaryzację robiliśmy przy okazji artykułu o wartości netto majątku 🙂
4. Listy kategorii przychodów i kosztów – odpowiednio dobrane kategorie umożliwią Ci pozyskanie pełnej informacji o Twoich wpływach i wydatkach oraz ułatwią planowanie miesięcznego budżetu. Kategoryzację wpływów i wydatków domowych opiszę w kolejnym artykule cyklu.

Jakie informacje zbierać?

Powinieneś rejestrować wszystkie operacje finansowe związane z wpływami, wydatkami i transferami środków którymi dysponujesz. Musisz stworzyć rejestr transakcji dla wszystkich aktywów finansowych oraz pasywów. Rejestr transakcji powinien mieć formę zbliżoną do wyciągu bankowego, rozszerzonego o dodatkowe informacje, np. kategorię wydatku czy przez kogo wydatek został poniesiony. Zbieraj informacje o:

• Płatnościach gotówką (paragony),
• Innych płatnościach gotówkowych (np. opłaty rachunków na poczcie – niektórzy jeszcze tak płacą rachunki…),
• Płatnościach kartą (paragony z potwierdzeniem),
• Wpłatach i wypłatach gotówki (kwitki bankomatowe, wpłatomatowe i bankowe),
• Przelewach pomiędzy własnymi kontami bankowymi (historia operacji bankowych),
• Zakupach i płatnościach Internetowych,
• Wpływach wynagrodzenia, odsetek oraz innych przychodach,
• Spłatach kredytów i pożyczek,
• Rozliczeniach ze znajomymi,
• Pozostałych operacjach (np. oczekiwanie na zwrot środków z reklamacji, zakup i sprzedaż akcji, otrzymane karty podarunkowe itp.).

Lista zapewne nie jest pełna, ale tłumaczy potrzebę spisywania wszystkich wpływów i wydatków. Przychody to w większości przypadków wynagrodzenie za wykonywaną pracę oraz mniejsze dodatkowe źródła, np. odsetki bankowe czy sporadycznie otrzymywane prezenty. Ich identyfikacja i spisywanie nie jest tak skomplikowane jak wydatki domowe, dlatego w tym artykule koncentruję się głównie na nich.

Zacznij zbierać paragony

Zacznij gromadzić wszystkie informacje o codziennych transakcjach. Sprowadza się to głównie do zbierania paragonów. Dokonując jakichkolwiek zakupów, zawsze wychodź ze sklepu z paragonem. Jeżeli sprzedawca nie dał Ci paragonu to nie wstydź się o takowy poprosić – ma obowiązek Ci go wydać. Jeżeli jednak z jakiś powodów nie możesz lub nie chcesz zabrać paragonu – zapisz zakup który właśnie zrobiłeś. Zanotuj datę, sposób zapłaty (gotówka czy karta), kwotę paragonu oraz co dokładnie kupowałeś. Ja najczęściej w takich sytuacjach posiłkuję się notatkami na telefonie komórkowym, który zawsze mam pod ręką.

Zaangażuj wszystkich członków rodziny

Co więcej, będziesz musiał przekonać pozostałych członków rodziny żeby oni także zaczęli to robić. Bardzo często jest to ogromna bariera w prowadzeniu budżetu domowego. Argumenty jakich można użyć to przede wszystkim kwestie finansowe np. będziecie mieli więcej pieniędzy na wspólne zachcianki.

Bardzo ważny jest wymiar psychologiczny. Jeżeli wszyscy członkowie rodziny będą zaangażowani w proces zarządzania finansami, to również będą czuli się za nie odpowiedzialni. Dzięki temu można bardzo dużo zaoszczędzić. Od kiedy zachęciłem żonę, żeby wraz ze mną planowała comiesięczne wydatki domowe, to nasze wydatki spożywcze zmalały o 25%! Jest się o co bić 🙂

Wyrób w sobie nawyk zbierania paragonów

Musisz wyrobić nawyk zbierania paragonów. O wdrażaniu nawyków napisałem osobny artykuł w cyklu Działaj racjonalnie. Poniżej kilka specyficznych rad:

• Odkładaj paragony zawsze w to samo miejsce. Ja mam w portfelu specjalną przegródkę, w której zaraz po zapłaceniu za zakupy umieszczam paragon. Dzięki temu żaden kwitek mi nie zginie i nie muszę go szukać po kieszeniach spodni czy torebki (jak moja żona 🙂 ).
• Wkładając paragon do portfela od razu oddzielam paragony opłacone kartą od tych opłaconych gotówką. Ułatwia mi to późniejsze przypisywanie transakcji do konkretnych „portfeli”.
• Kładąc nowe paragony na spód automatycznie układają mi się od najstarszych do najnowszych, co ułatwia późniejsze spisywanie i zaoszczędza cenny czas.

Śledź swoją historię bankową

Bardzo często dokonujemy różnego rodzaju zakupów, płatności i przelewów przez Internet. Na nasze konta wpływa wynagrodzenie, odsetki z lokat czy bonusy z promocji bankowych. Te wszystkie informacje również trzeba spisać.

Z doświadczenia wiem, że tego typu operacje finansowe dobrze jest zanotować bezpośrednio po dokonaniu płatności. Opłacając rachunki przez Internet lub robiąc zakupy na allegro siedzimy zazwyczaj przy komputerze. Nic nie stoi na przeszkodzie, żeby uruchomić nasz program lub arkusz do zarządzania finansami i spisać dopiero co dokonaną płatność internetową.

Jest to o tyle istotne, że płatności internetowe bardzo często mają automatycznie nadawane tytuły przelewów, w których ciężko później zidentyfikować za co płaciliśmy.

Jak często spisywać wpływy i wydatki domowe?

Mając zebrane paragony trzeba je spisać do programu albo arkusza kalkulacyjnego. Jak często to robić? Ja do tej pory korzystałem z dwóch strategii:

1. Spisywanie wpływów i wydatków raz w tygodniu – na początku mojej przygody z finansami spisywałem wpływy i wydatki domowe raz w tygodniu. W ciągu tygodnia gromadziłem paragony i w weekend siadałem do komputera i wprowadzałem dane do komputera. Takie rozwiązanie nie wymaga codziennego nadzoru nad finansami. Trzeba tylko zbierać paragony i spisywać je raz w tygodniu. W moim przypadku spisywanie wszystkich zakupów na koniec tygodnia powodowało, że nie wszystkie wydatki domowe udawało mi się zidentyfikować. Stan środków z programu często nie zgadzał się ze stanem portfela lub rachunku bankowego i miałem problem znaleźć przyczynę tego stanu rzeczy. Dostawały kategorię „nieprzypisanych wydatków”, przez co zbierane przeze mnie informacje finansowe nie były w pełni wiarygodne.
2. Spisywanie wpływów i wydatków na bieżąco – obecnie stosowane przeze mnie podejście. Niezwłocznie po powrocie z pracy spisuję wszystkie zebrane do tej pory paragony. Zdarzają się oczywiście odstępstwa, jednak nigdy nie robię przeglądu finansów rzadziej niż raz na 3 dni. Dzięki temu właściwie wyeliminowałem spisywanie „nieprzypisanych wydatków”. Jestem w stanie na bieżąco wyjaśnić występujące odstępstwa pomiędzy arkuszem kalkulacyjnym a stanem konta bankowego.

Zacznij już dziś!

Zacznij gromadzić informacje o swoich wpływach i wydatkach. Zbieraj paragony, zapisuj wszelkie informacje o transakcjach dla których nie masz potwierdzenia formie kwitku. Postaraj się zaangażować pozostałych członków rodziny w proces zbierania paragonów. Od czasu do czasu prześledź swoją historię bankową i sprawdź czy Ci coś nie umknęło. Zastanów się czy uda Ci się wygospodarować 3 minuty dziennie na spisywanie wydatków. Jeśli nie, to wyznacz jeden dzień w tygodniu, w którym będziesz spisywał wpływy i wydatki domowe.

W przyszłotygodniowym wpisie udostępnię Ci mój schemat kategoryzowania wpływów i wydatków. Za dwa tygodnie udostępnię arkusz Excel wraz z instrukcją, który tworzę od dłuższego czasu. Jest to jeden z lepszych (o ile nie najlepszy!) arkuszy dostępnych na rynku, który w pełni pozwoli Ci zarządzać finansami domowymi. Dzięki za lekturę i do usłyszenia!