Zen To Done – ostatnie cegiełki. System zarządzania czasem część 4

Kontynuujemy pracę nad systemem zarządzania czasem tworzonym w Cyklu Działaj Racjonalnie. Po wdrożeniu w życie pierwszych czterech nawyków Zen To Done, przyjrzyjmy się pozostałym sześciu nawykom.

Spis treści „Działaj Racjonalnie”

Jest to projekt z zakresu rozwoju osobistego kładący solidny fundament pod codzienne działanie. Jest on niezbędny dla każdego, kto chce rozpocząć swoją drogę do finansowej wolności.

1. Jak żyć? Wprowadzenie do zarządzania czasem
2. Obszary życia, czyli czym żyjemy na co dzień
3. Cel… Plan! Mądre wyznaczanie celów
4. Nawyki ZTD – system zarządzania czasem część 1
5. Gromadzenie i przetwarzanie informacji – system zarządzania czasem część 2
6. Planuj i działaj racjonalnie! System zarządzania czasem część 3
7. Zen To Done – ostatnie cegiełki. System zarządzania czasem część 4
8. Działaj racjonalnie w pigułce – podsumowanie projektu i darmowy ebook

Dziś dołożymy ostatnie cegiełki do naszego systemu zorganizowanego działania – pozostałe sześć nawyków Zen To Done:

5. Prosty i godny zaufania system,
6. Porządkowanie,
7. Przeglądanie,
8. Upraszczanie,
9. Ustalanie procedur,
10. Znajdowanie swojej pasji.

Powyższe nawyki służą ulepszaniu i rozwijaniu pierwszych czterech nawyków systemu: gromadzenia, przetwarzania, planowania i działania. Pozwalają na zoptymalizowanie organizacji pracy, dostosowanie jej do własnych potrzeb i utrzymanie odpowiedniego kierunku działania.

Nawyk 5 – Prosty i godny zaufania system

Modyfikuj stworzony w pierwszych krokach system w taki sposób, żeby był on najlepiej dostosowany do Twoich potrzeb. Obszary w których można dokonać ewentualnych korekt to:

Zestaw (ang. setup) – skrzynki spraw przychodzących, kalendarz, listy zadań, archiwa. Autor metodologii Zen To Done zwraca szczególną uwagę na prostotę list zadań. Nie należy ich mnożyć, gdyż mogą utrudnić ich przegląd. Zdecydowanie się z tym zgadzam.

Narzędzia – proste i łatwe w obsłudze narzędzia do obsługi systemu. Ja wykorzystuję m.in: kalendarz, długopis, teczki A4, zakładki Google Chrome, Trello, Mailbox, Microsoft Outlook. Niektórzy ulegają pokusie testowania w nieskończoność coraz to nowszych narzędzi i aplikacji. Nie pozwól sobie na to. Wykorzystaj najprostsze, sprawdzające się rozwiązania i zaoszczędź swój cenny czas. Pamiętaj, że najważniejsze jest działanie, nie system sam w sobie!

Stosowanie – prosty i godny zaufania system powinien być wykorzystywany w codziennej realizacji zadań. Jeśli nie jest, przemyśl przemodelowanie go (zazwyczaj poprzez uproszczenie).

W poprzednich artykułach przedstawiałem Ci moje sposoby organizacji czasu. Ich ostateczny kształt wypracowałem poprzez nawyk piąty, czyli prosty i godny zaufania system. Dzięki temu jest dla mnie wielkim wsparciem przy realizacji moich zamierzeń. Pracę stworzenia prostego i godnego zaufania systemu najlepiej dostosowanego do własnych potrzeb musisz wykonać samodzielnie.

Nawyk 6 – Porządkowanie

„Każda rzecz powinna mieć swoje miejsce, każda rzecz powinna być na swoim miejscu”. Na tym polega nawyk porządkowania. Uprzątnij swoje życie! Ile razy w ciągu tygodnia zdarza Ci się szukać kluczy lub telefonu? Jak długo poszukujesz ważnych maili lub notatek? Ile czasu na to tracisz? Przy pomocy jednej zasady jesteś w stanie zapobiec tym problemom. Jak to osiągnąć?

Wyrób w sobie nawyk bezzwłocznego odkładania rzeczy w wyznaczone im miejsca. Nie twórz tymczasowych przechowalni takich jak biurko lub stos dokumentów „na później”. Od razu odkładaj rzeczy na swoje miejsce. Stworzony prosty system gromadzenia informacji i ich przetwarzania wyznacza te miejsca. Dbaj o porządek w swoim otoczeniu i przekazuj rzeczy i informacje tam, gdzie ich miejsce.

Nawyk ten jest istotny zwłaszcza dla bałaganiarzy 🙂 . Jeżeli w pobliżu mojego miejsca pracy jest bałagan, nie mogę się skupić. Przed przystąpieniem do działania zawsze porządkuję swoje biurko i dokumenty, przygotowuję materiały potrzebne do wykonania danego zadania. Dzięki odkładaniu rzeczy na swoje miejsce rzadko kiedy tracę cenny czas na poszukiwania.

Jeżeli Tobie bałagan nie przeszkadza – nie szkodzi. Nie musisz wdrażać wszystkich nawyków Zen To Done. Jednak pamiętaj, że czas to pieniądz. Jeżeli bałagan sprawi że będziesz mniej wydajny i efektywny – musisz go usunąć. A najlepiej robić to regularnie i intuicyjnie, za pomocą nawyku.

Nawyk 7 – Przeglądanie

Po pewnym czasie zaczyna się tonąć w bieżących sprawach. Nawet najlepiej zorganizowane osoby zapominają o swoich celach strategicznych i taktycznych, będąc w wirze wykonywania bieżących zadań. System zarządzania czasem także zapełniany jest informacjami, które nie są ściśle związane z wyznaczonymi celami. Odpowiedzią na ten stan rzeczy jest nawyk przeglądania. Poprzez regularne przeglądy tygodniowe skorygujesz kurs i sprawdzisz, czy Twoje działania podążają w dobrym kierunku.

Przegląd tygodniowy

Dokonywanie przeglądów tygodniowych pozwoli Ci na ocenę stopnia realizacji celów taktycznych i strategicznych. Przeprowadzane raz w tygodniu, np. w niedzielę wieczorem, idealnie korespondują z pozostałymi nawykami, szczególnie z nawykiem planowania. Jak przeprowadzić przegląd tygodniowy? Podaję sprawdzoną formułę:

1. Przyjrzyj się wykonanym w ubiegłym tygodniu zadaniom pod kątem realizacji celów taktycznych, strategicznych i życiowych – spójrz na cele które sobie wyznaczyłeś (jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, przejdź do tego artykułu). Czy zaszły jakieś okoliczności powodujące ich zmianę? Czy kamienie milowe które przed sobą postawiłeś w ubiegłym tygodniu zbliżyły Cię do realizacji Twoich celów? Czy działasz, aby realizować swoje cele, czy wykonujesz masę nieistotnych zadań? Dokonaj ewentualnych korekt w celach taktycznych i miej je na uwadze podczas planowania kamieni milowych na kolejny tydzień.
2. Przejrzyj swoje skrzynki spraw przychodzących pod kątem wyznaczonych celów – być może wdrożyłeś nawyk przetwarzania i Twoje skrzynki spraw przychodzących są puste. Niestety często tak nie jest i notatki zalegają od dłuższego czasu nieprzejrzane. Czas to zmienić. Dokonaj ich przeglądu pod kątem celów – wyrzucaj, przekazuj, wykonuj, przenoś na listy zadań lub do archiwum. Oczyść swoje skrzynki spraw przychodzących i zacznij tydzień z czystym sumieniem 🙂
3. Przejrzyj swój kalendarz – sprawdź zapiski z kalendarza z ubiegłego tygodnia. Być może wynikają z nich zadania na kolejny tydzień. Zerknij na nadchodzący tydzień. Zaplanowane spotkania i terminy wpływają na plan Twoich zadań.
4. Listy zadań – do przejrzenia zostały jeszcze listy zadań. Sprawdź czy nie wymagają głębszych korekt. Część zadań się zdezaktualizowała, mogły też pojawić się nowe wyzwania związane z poprzednimi krokami przeglądu tygodniowego.
5. Zaplanuj nadchodzący tydzień – przeglądy tygodniowe są ściśle związane z nawykiem planowania. Po zweryfikowaniu zgodności zadań z celami, przeglądzie skrzynek spraw przychodzących, kalendarza i list zadań masz pełną wiedzę, aby zaplanować kolejny tydzień. Zrób to, nie ma lepszego momentu. Wyznacz 4-7 kamieni milowych na nadchodzące 7 dni. Zaplanuj do trzech najważniejszych zadań na jutro. To już koniec przeglądu tygodniowego!

Dokonywanie przeglądów tygodniowych wymaga dyscypliny. Są one kluczowe dla utrzymania dobrego kierunku działania. Jeżeli będziesz regularnie przeprowadzać przegląd tygodniowe, to będą one zajmowały Ci coraz mniej czasu, zwłaszcza jeżeli wdrożysz czwarty nawyk działania. Mi przegląd tygodniowy początkowo zajmował blisko godzinę, teraz udaje mi się wyrobić w 10-15 min. Trening czyni mistrza 🙂

Nawyk 8 – Upraszczanie

W pewnym momencie może się okazać, że masz bardzo długie listy zadań oraz niewystarczającą ilość czasu do ich wykonania. To może przygnębiać i demotywować. Czy musi tak być? Skupmy się na tym, aby na listach zadań znajdowały się jedynie rzeczy związane z wyznaczonymi celami (ciągle wracamy do celów – zobacz jak są one istotne!). Czas uprościć listy zadań. Jak to zrobić?

Eliminuj! Przeglądając swoje listy zadań, wykreślaj jak najwięcej. Czy dane zadanie faktycznie jest niezbędne do realizacji Twoich celów? Zawsze zadawaj sobie pytanie „dlaczego?”. Dlaczego chcę to zrobić? Dlaczego to znalazło się na liście? Musisz wiedzieć, jakie są Twoje cele. Bez tego nie uprościsz swoich list zadań. Bardzo cennym wsparciem tego nawyku są przeglądy tygodniowe.

Jest też dużo rzeczy do których się zobowiązałeś przed innymi, a nie jesteś odpowiednią osobą do wykonywania tych zadań. Uprość swoje zobowiązania. Naucz się odmawiać, szanuj swój czas, który w kursie Działaj Racjonalnie staramy się tak dobrze rozplanować. Bądź uczciwy wobec innych i naucz się odmawiać. Przyjmuj tylko te zadania, które sprawią Ci przyjemność i wpłyną pozytywnie na Twoje życie.

Kilka artykułów wcześniej zdefiniowaliśmy źródła informacji. Ale czy naprawdę musisz je wszystkie przetwarzać? Czy nie masz wrażenia, że ilość docierających informacji nas ogłupia, zamiast zwiększać naszą wiedzę? Ogranicz ilość docierających do Ciebie informacji. Wypisz się z niepotrzebnych newsletterów, odlajkuj strony których nie czytasz, przeglądaj tylko wybrane przez Ciebie portale informacyjne przez 5 minut dziennie. Nie wpadnij w spiralę informacyjną w którą ja sam kiedyś wpadłem, poszukując coraz to lepszych źródeł wiadomości. Nigdy nie będziesz na bieżąco tak, jakbyś sobie tego życzył.

Wyśmienitym sposobem upraszczania jest grupowanie zadań. Codziennie pojawia Ci się masa drobnych spraw które musisz zrobić – umyć naczynia, wstawić pranie, sprzątnąć pokój, wyrzucić śmieci. Zrób to jednym ciągiem. Często nie musisz nawet nic wpisywać na listy zadań. Wyznacz w ciągu dnia 30 minut na drobne sprawy i wykonaj je hurtowo. Nie zajmuj się nimi, dopóki nie wykonasz najważniejszych zadań wyznaczonych na dany dzień. Możesz je wykonać w ramach przerwy pomiędzy nimi. Ale pamiętaj – najpierw rzeczy najważniejsze, później mało ważna drobnica!

Nawyk 9 – Ustalanie procedur

Nawyk ten polega na wyznaczeniu przedziałów czasowych dla regularnie powtarzających się czynności. Procedury są rutynowymi czynnościami. Składają się z mniejszych nawyków. Należy zidentyfikować powtarzające się w życiu czynności i przypisać im określony czas w ciągu dnia lub tygodnia:

1. Sporządź listę zadań zawodowych oraz zadań osobistych, które wykonujesz regularnie. Są to codzienne czynności oraz pojawiające się okresowo obowiązki, np. przygotowywanie jedzenia do pracy, prasowanie ubrań, przeglądy tygodniowe, sporządzanie raportów w pracy itp.
2. Przeglądając powyższą listę zgrupuj zadania, które możesz wykonywać regularnie jeden po drugim. Stwórz bloki czasowe, w których będziesz mógł nad nimi pracować.
3. Na tej podstawie spisz procedury dzienne, np. procedurę poranną, po pracy, wieczorną. Będą to zadania, które będziesz wykonywał codziennie w wyznaczonym przez siebie czasie, np. tuż przed snem, zaraz po przebudzeniu lub od razu po przyjściu do pracy.
4. Spisz także procedury tygodniowe, tj. rzeczy które chcesz robić w każdym tygodniu. Typowym przykładem jest rozplanowanie ćwiczeń fizycznych na wybrane dni czy robienie zakupów.
5. Sprawdź przez jakiś czas, czy wyznaczone procedury się sprawdzają. Dokonaj odpowiednich korekt.
6. Przestrzegaj procedur. Wesprzyj się sposobami wdrażania nawyków.

Nawyk 10 – Znajdowanie swojej pasji

Ostatni nawyk Zen To Done jest pośrednim, ale jakże istotnym elementem racjonalnego działania. Czy lubisz to co robisz? Podejrzewam, że sporo osób odpowiada sobie na to pytanie twierdząco, choć sytuacje są różne. A gdybyś miał wystarczającą ilość czasu i pieniędzy żeby móc nie pracować – robiłbyś to nadal? Odpowiedź twierdząca na to pytanie nie jest już taka prosta. Wiadomo – każdy musi pracować żeby utrzymać siebie i rodzinę. A gdyby znaleźć sposób na to, żeby zarabiać na życie poprzez wykonywanie pracy która Cię ekscytuje i którą po prostu lubisz?

Na tym skupia się nawyk znajdowania pasji. Na świecie jest wiele inspirujących przykładów osób, które lubią to co robią, dzięki czemu są wydajnymi i szczęśliwymi ludźmi. Nic nie stoi na przeszkodzie żeby stało się tak też w Twoim przypadku. System Zone To Done dostarcza Ci wszystkich narzędzi, żeby odpowiednio zaplanować swoje życie i osiągnąć ten cel.

Ja zawsze staram się rozwijać swoje pasje. Blog ten powstaje dzięki temu nawykowi. Od zawsze chciałem założyć bloga, na którym będę mógł pisać o interesujących mnie tematach, mogąc podzielić się swoją wiedzą z innymi. Ostatnio znalazłem nawet pierwsze próby tych poszukiwań. Nie wierzę że moje poszukiwania sprzed ponad 8 lat się zachowały. Pasja na pewno jest w Tobie, musisz ją tylko odkryć. Daj sobie czas na znalezienie i rozwinięcie swoich pasji i zaplanuj jej rozwój.

To już wszystkie nawyki Zen To Done

Artykuł ten zamyka wszystkie dziesięć nawyków systemu zarządzania czasem Zen To Done. Prosty i godny zaufania system pozwala na zarządzanie czasem dostosowane do Twojego stylu pracy. Dzięki porządkowaniu zaoszczędzisz sporo czasu na poszukiwanie potrzebnych rzeczy i informacji. Poprzez przeglądy tygodniowe oraz upraszczanie będziesz na bieżąco ze swoimi celami, eliminując ze swojego życia sprawy nieistotne. Ustalone procedury dzienne i tygodniowe pozwolą Ci efektywniej wykorzystać Twój czas i sprawnie wykonywać rutynowe obowiązki. Poszukuj na bieżąco swoich pasji, a będziesz osobą szczęśliwą, świetnie zorganizowaną i produktywną.

A ja właśnie szykuję dla Ciebie niespodziankę, na której przygotowanie poświęcam blisko 100% swojego wolnego czasu. Odbiorcy Racjonalnego newslettera już wiedzą jaką – wspomniałem o niej wraz z wysyłką tego artykułu 🙂 Ale już teraz mam dla Ciebie drobny upominek.

Powyższy schemat przedstawia wszystkie nawyki systemu Zen To Done. Udostępniam Ci ją także plik w wersji edytowalnej – możesz go dostosować do swoich potrzeb, zmieniając np. skrzynki spraw przychodzących, archiwa i listy zadań. Po jego wydrukowaniu cały system będzie jak na dłoni 🙂 Do jego edycji potrzebny jest darmowy program Xmind, służący do tworzenia schematów i map myśli. Pewnie jeszcze nie raz przeczytasz o nim na blogu lub będziesz oglądał schematy, które stworzę za jego pomocą 🙂

A już za tydzień specjalna niespodzianka i podsumowanie cyklu Działaj Racjonalnie. Do usłyszenia!